🚘 EL MOTOR OCULTO DE LAS PYMES. 🚘

 ¿Por qué contratar un Administrador? 

Hola a todos. 

Arrancamos de lleno con este análisis donde nos vamos a sumergir en un mundo que, francamente, a menudo pasa completamente desapercibido en los negocios. 

Hablamos de ese motor oculto, el corazón que mantiene todo latiendo, el famoso backoffice o el área de administración en las pequeñas y medianas empresas para darles un poco de contexto. 

 

Toda la información que vamos a entregarles hoy, combina, más de 25 años de experiencia directa. Así es, 15 años en Administración y Finanzas más la suma de una década entera en operaciones y logística. Toda esta experiencia puesta aquí es para ayudarlos a entender una dinámica empresarial verdaderamente crucial, “el Administrador de Empresas”.

 

Porque, cuando vemos a una empresa tropezar justo en el momento en que parecía ir a la perfección, la respuesta casi siempre está oculta aquí mismo. 

Para arrancar nuestro tema del día de hoy, tenemos que hacernos una pregunta fundamental, un misterio muy común cuando se emprende, ¿por qué el Backoffice es ignorado casi por completo por muchísimos pequeños negocios?, al menos hasta que los problemas operativos explotan en la cara.

 

Cuando se funda un negocio, absolutamente toda la energía, el capital, el entusiasmo, todo se va directo al producto, al servicio y, por supuesto, a las ventas. En esas primeras etapas, la administración simplemente no es prioridad. Literalmente no está en el radar. ¿Pero cómo llegamos a este nivel de ceguera institucional?

Bueno, eso nos lleva directamente a nuestra primera etapa, lo que llamamos. El espejismo del control, durante esos primeros días la administración es el departamento inadvertido. Es un tema que, como decimos coloquialmente, pasa de noche. La administración en esta fase es como una especie de fantasma amistoso. Nadie la ve, pero todos asumen por arte de magia que está haciendo su trabajo. 

La atención está tan enfocada en la operación diaria, en apagar los incendios de las ventas que nadie voltea a ver el área administrativa. Se siente que se lleva una marcha casi perfecta, cierto, se está vendiendo, entregando y sobreviviendo. 

Y como todavía no hay problemas masivos, se asume que esa estructura invisible es fuerte. Pero ojo aquí, porque esa marcha perfecta es sólo una ilusión temporal, y así es como se construye un ciclo de vida súper predecible. 

 

Fíjense bien, el paso uno es ese enfoque absoluto en lanzar y operar. 

 

Luego en el paso 2 empieza a salir papeleo y se delega de manera informal. Se lo pasamos a un asistente bien intencionado o incluso es el mismo dueño quien se queda hasta la madrugada sacando la chamba. 

 

Después, en el paso 3, nos topamos con pared, llega la crisis inevitable y los errores empiezan a acumular. 

 

Y finalmente, en el paso cuatro, que casi siempre llega después de un error carísimo, nos cae el “veinte” de que necesitamos a un profesional. 

 

Lo increíble es que casi todas las pequeñas empresas pasan por este exacto ciclo, jurando que ellas van a ser la excepción a la regla. Y claro, eventualmente esa marcha perfecta de la que hablábamos se tropieza. 

 

Llegamos al punto de quiebre. Hay que ser muy justos. En este punto, los fundadores y sus asistentes están haciendo literalmente lo humanamente posible para sacar el trabajo a flote, no es por falta de ganas o esfuerzo, de hecho, muchas veces sufren pequeños reveses y corajes en silencio, muchísimo antes de que caiga la catástrofe principal. 

Están tapando fugas en un barco que se empieza a hundir por el simple hecho de que el volumen de trabajo y la complejidad del negocio superaron por completo la capacidad de una gestión improvisada. Entonces, cuando la necesidad de pedir ayuda se vuelve innegable, muchísimos caen en una confusión enorme. 

Entramos a la trampa de lo fácil, es un contraste verdaderamente brutal entre un mito muy peligroso y la cruda realidad. Por un lado, tenemos este mito de que la administración es sólo un gasto, una molestia que cualquiera puede hacer.

Y no, no se trata de poner a cualquiera al frente. La realidad es que el backoffice es una posición altamente estratégica, no importa el tamaño del negocio ni su giro. Si hay ingresos y hay gastos, se necesita estrategia. 

 

Seguir viéndolo como un simple gasto es exactamente lo que garantiza el fracaso administrativo. Escuchen esta frase porque aquí está el centro del problema. 

Muchos líderes asumen que estas tareas son, y cito, “muy fáciles de hacer y solo es cuestión de llevar un orden y control de algunos temas simples”. 

 

Fíjense qué trampa tan enorme es pedirle a un amigo o a un familiar que se haga cargo de toda la operación. Bajo esa premisa se subestima de manera garrafal la complejidad de lo que pasa detrás del telón. Se cree que administrar, es archivar recibos cuando en realidad estamos hablando del sistema nervioso central de toda la empresa. Entonces, dejando de lado los mitos, veamos qué pasa realmente. 

 

Pasemos al verdadero alcance de este rol porque la lista de responsabilidades es larguísima y requiere muchísima especialización, no es llevar un orden, se trata de dominar la contabilidadpara saber dónde estamos parados sin ser contadores, gestionar la facturación, las cuentas por cobrar. 

¿Qué es lo que hace que el dinero fluya? la tesorería, las cuentas por pagar, negociar comprascon proveedores, lidiar con recursos humanos, mantener los sistemas de tecnología funcionando y a veces es entrarle al quiten con el área de atención al cliente. 

 

Es un ecosistema completo que exige muchísimas habilidades distintas. Y la cosa no para en la operación del día a día. Esto sube de nivel. Un profesional de verdad asume responsabilidades avanzadas como la contraloría, el control de presupuestos y la planeación financiera a futuro y super importante todo el cumplimiento legal.

 

Estamos hablando de revisar contratos con lupa y asegurar que se cumplan las leyes locales. 

Un solo error en esta parte no sólo te cuesta dinero, literalmente puede costarte el negocio entero, así de delicado es lo cual. 

 

Redefine por completo el propósito de este departamento. Y eso nos lleva a nuestro último gran concepto, el enlace estratégico. 

 

Un administrador que realmente vale su peso en oro no es una persona aislada en un rincón con una calculadora, para nada, tiene que ser capaz de llevar una relación excelente con absolutamente todas las áreas de la empresa. Es el puente, el enlace estratégico entre quienes toman las grandes decisiones en la alta dirección y la fuerza laboral que ejecuta el trabajo diario, son pacificadores, traductores y estrategas, todo en uno. 

 

Para cerrar este análisis, les dejo una pregunta bastante provocativa. Para que la reflexionen:

¿Está su infraestructura, su backoffice realmente preparado para el verdadero crecimiento?

 

Si se sigue operando bajo ese espejismo del control delegando cosas complejas como si fueran favores de fin de semana, el crecimiento se va a topar con un techo de cristal que está a nada de romperse, es fundamental evaluar si la base de la empresa aguanta el peso de esas grandes ambiciones.

 

30 años de experiencia, 

Administración - Finanzas - Operaciones - Logística

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