Recursos Tech en tu emprendimiento, aprende lo básico que necesitas.
NECESIDADES, ADMINISTRACIÓN, PLANEACIÓN Y TIPS.
NECESIDADES.
Conforme avanzamos en la idea de negocio, llamado emprendimiento nos damos cuenta que necesitamos tecnología que nos ayude, no solo a mejorar nuestros procesos, también a ser más rápidos y menos complicados.
Esto es desde una computadora o teléfono donde podamos realizar una cotización o emitir nuestra factura, hasta el software especializado para realizar el trabajo de forma más eficiente y sin tanta propensión al error.
Dependiendo del tipo de emprendimiento, es decir, si produces, comercializas u ofreces un servicio, puedes necesitar equipos o herramientas especializadas, algunas manuales o autómáticas; nuevas, rentadas o usadas.
Siempre es importante darle una revisada al mercado para saber que hay de nuevo y si nos funcionaría en ese momento o más adelante.
También es muy importante considerar la capacitación y actualizaciones de entrenamiento como parte del costo del equipo, es un indirecto muy imporante, que, como dijimos es parte del costo necesario considerar para llevar acabo el proyecto.
Así también el mantenimiento, reparaciones que requiera, sin importar si es interna o externa.
Planear las necesidades tecnologícas de nuestro emprendimiento te debe generar certeza sobre la inversión de ahora y la futura.
También te ayudará a conocer e identificar las tendencias, proveedores y capacitadores.
Un punto importante en la planeación de las necesidades es determinar si en algún punto puedes dar el salto a tecnología de punta o al menos algo mas reciente.
Alguien, alguna vez me dijo: “No debes invertir en tecnología de punta”.
Y puede que tenga razón, esta puede traer muchos errores que con el tiempo el proveedore la corrige, pero que a ti puede costarte una fortuna en este momento.
Cierto o no, muchas veces es mejor tener algo ya probado y que funciona a tener algo nuevo que falle y te retrase tu trabajo.
PLANEACIÓN.
En todos los momentos de idealización de tu emprendimiento debes sentarte con la tranquilidad de un momento y analizar con el mayor detalle posible que vas a hacer y como va suceder, eso podemos llamarl PLANEACIÓN.
La mejor forma de hacerlos es crear un listado de herramientas tecnológicas necesarias para todas las áreas operativa, administrativa, comercial, etc.
Y también las ideales, pero que, tal vez en ese momento no puedes accedera a ellas.
Aquí te preguntarás ¿CÓMO SÉ QUE NECESITO?
La respuesta parece de los más fácil, y aquí te sugiero algo muy básico y fácil de hacer:
Crea un croquis con cada área funcional de tu futuro negocio o empresa, identifica donde va cada puesto, según lo que hace y ahí te darás cuenta las necesidades generales del proyecto.
Tal vez alguien dirá, pero si soy únicamente YO, ¿que hago?
Lo mismo, identifica que necesitas ahora y que pasaría si contratas a alguien más adelante, donde lo pones y que necesita para hacer su trabajo.
En ambos casos deberías de hacer lo mismo, digamos que es algo así como EMPATIA LABORAL.
En el caso de tecnología, este croquis te indicará que puesto necesita una computadora y software, si el equipamiento va en operaciones donde va la maquinaria y que software requiere, con los comerciales o ventas lo mismo, que necesitan para hacer su trabajo.
Sabes a que más te ayuda esto, a ubicar conexiones de luz, internet y telefonía.
Por otro lado cuando necesitas equipo especial para fabricar, revisa si el software está incluido o debes contratarlo por separado,
Además algunas preguntas adicionales como:
¿deberías renta o compra?, ¿Puedes acceder a crédito? ¿Nuevo, usado o reacondicionado?
Requiere actualizaciones de licencias y si necesita una capacitación específica y quien la dá.
Si eres alguien autonómo como un médico, abogado, arquitecto, dentista; lo mismo que es lo minimo indispensable para funcionar adecuadamente, como lo dijimos hace un momento, en tu caso el plan es “micro” pero no menos importante.
Para quienes piensen comercializar, es básicamente lo mismo que para quienes producen, necesitas un equipo y software especial, por ejemplo una agencia de autos o de viajes, agente de seguros.
Un croquis de ubicación de las personas, que conocimientos y capacitación necesitas para comenzar a trabajar.
ADMINISTRACIÓN.
Administrar recursos tecnologícos es sencillo pero complicado, porque debes atender necesidades de operaciones, administrsación, comercial, marketing, etc., pero tambien necesidades de finanzas.
Como ya planeaste lo que vas a utilizar, ahora necesitas organizar y controlar no solo su uso, también el mantenimiento y en algún momento su actualización y, porque no, la sustitución por algo más actualizado.
Qué debes organizar: Compra, ubicación, instalación, capacitación de uso, refacciones, mantenimiento y su sustitución.
Qué debes controlar: Instalación, uso, mantenimiento, sustitución y reventa en caso de cambio.
Qué debes vigilar: Compra, Instalación, mantenimiento, capacitación, actualización de software, sustitución y reventa.
Administar tus recursos tecnologícos requiere de cierto conocimiento técnico, para que evites comprar algo que despues no vayas a usar.
Imagina que rentas un software que no utilices completamente, sucede muy frecuentemente con los CRM´s en los negocios y pymes, o solo ocupan una parte o solo hay algunas personas que saben como funciona y por lo tanto no lo aprovechan al cien por ciento.
TIPS
1.- Cuidado con la tecnología de punta o la más nueva.
Si te parece bien usa algo ya probado, es mejor que utilices tecnología de confianza a batallar con algo que pudiera generarte problemas operativos.
2.- Sientate y diagrama tu emprendimiento.
Es importante en temas de dinero pero tambien de aprovechamiento de recursos, saber que necesita cada puesto para no comprar erroneamente. Esto te dará dos respuestas, que recursos tecnológicos vas a ocupar y las ubicaciones de las personas donde podrás decidir conexiones para su estaciones de trabajo.
3.- Revisa las letras pequeñas en las contrataciones de software y hardware.
Algunas veces nos “amarramos” a contratos de mediano plazo que pudieran no ser lo más adecuado, como siempre sucede, el vendedor te dice que es lo mejor pero a la hora de necesitar soluciones no lo son tanto.
Compra hoy y piensa a futuro, si estos proveedores te pueden ayudar a crecer, sería extraordinario.
4.- Organiza, controla y revisa.
Quien y qué hacen con los recursos tecnológicos que tienen a su disposición; controla y revisa periódicamente el uso, crea documento de responsabilidad para los usuarios, con esto puedes respaldarte en caso de un mal uso por negligencia o descuido provocado.
5.- ¿CRM comercial o CRM a la medida?
Los comerciales te ofrecen una garantía de uso, es decir que están más que probado, pero… ¿realmente es para ti?
Muchos solo ocupan una pequeña parte del beneficio total que ofrecen, o porqué no saben usarlo o porqué no tienen tiempo para revisar los reportes y menos saben como extraer la información.
Khameleon Consultores (KhC Consultores) podemos hacerte un software de gestión a la medida sin los grandes costos de las empresas que hay en el mercado.
¿Ya lo tienes? Creamos un enlace directo desde tu CRM ya contratado a un tablero sencillo donde mires en tiempo real que sucede sin la necesidad de estar 24/7 en tu negocio o empresa.
Imagina mirar lo que sucede en tu teléfono, tableta o computadora en ventas, facturación, cobranza, tesorería, inventarios, etc.
Toma las riendas de tu empresa y decide rápido y preciso.
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