QUE SON LOS PROCEDIMIENTOS. #1

¿Qué son los Procedimientos en las empresas?

Buenas tardes, amigos.

Después de bastante tiempo nos volvemos a encontrar.

 

El día de hoy hablaremos sobre los procedimientos en las empresas, que son, para que sirven y porque son importates para las empresas y negocios.

 

¿Qué son los procedimientos?

Son un conjuntos de instrucciones o pasos detallados que describen cómo llevar a cabo tareas específicas dentro de una organización. 

 

Estas instrucciones pueden abarcar una amplia gama de actividades, desde la producción y entrega de productos o servicios hasta la gestión de recursos humanos y la administración financiera. 

 

Los procedimientos se documentan formalmente y se revisan periódicamente para adaptarse a los cambios en el entorno empresarial, las tecnologías y las regulaciones; repito, se DOCUMENTAN y REVISAN, porque me he encontrado en muchas empresas, no solo familiares o pymes, que estos documentos se encuentran archivados en carpetas y guardados en gabetas empolvandose sin que nadie los revise y actualice.

Y luego nos preguntamos, ¡porque aquel o aquella persona no hace bien su trabajo!

 

¿Para qué sirven los procedimientos en los negocios?

Si te dijera que aseguran que todos los miembros de la organización sigan un enfoque uniforme y coherente, lo que mejora la eficiencia, la calidad y la seguridad.

¿los crearías y revisarías periódicamente?

 

¿Cuántos tipos de procedimientos existen para las empresas?

Existen diferentes tipos, que pueden clasificarse en operativos, de emergencia, administrativos y de calidad, entre muchos otros. 

Cada área o departamento de tu empresa debe tener el suyo, aún y cuándo todavía no se haya creado la necesidad. 

 

Cada tipo de procedimiento tiene un propósito específico y contribuye a distintas áreas de la operación empresarial, lo que quiere decir que todas las áreas funcionales o departamentos de tu empresa o negocio necesitan el suyo.

 

Bueno y para los negocios y pymes (y en general para todas las empresas) ¿Cuál es la importancia de estos documentos?

 

1.- Proporcionan una estructura clara y establecen un conjunto de prácticas estándar que aseguran la estabilidad en las operaciones diarias. 

 

Esto es vital en entornos donde los recursos pueden ser limitados y la eficiencia operativa es crucial para la supervivencia y el crecimiento. 

 

2.- Contar con procedimientos bien definidos facilita la capacitación de nuevos empleados, asegurando que puedan integrarse rápidamente y desempeñar sus funciones de manera eficiente.

 

Esto es especialmente importante en pymes, donde la rotación de personal puede tener un impacto significativo en la operatividad del negocio.

 

3.- Ayudan a minimizar los errores y a gestionar los riesgos, ya que establecen pasos específicos a seguir y responsabilidades claras.

 

Esto no solo mejora la calidad del producto o servicio ofrecido, sino que también protege a la empresa frente a posibles contingencias legales y financieras.

 

4.- Permiten una mejor planificación y control de las actividades empresariales, lo que contribuye a la toma de decisiones informadas y estratégicas. 

 

Al tener una visión clara de cada proceso y su desempeño, los responsables pueden identificar áreas de mejora y optimizar recursos, impulsando así la competitividad y sostenibilidad de la empresa.

 

👉 Quiero aprovechar para recordarte lo que ya hemos hablado en ocasiones anteriores y que es el proceso administrativo, el cuál nos señala los siguiente:

•      Planear
•      Organizar
•      Dirigir 
•      Controlar

Y volvemos al inicio, es un circulo virtuoso que debemos ir aplicado de vez en vez, todo depende de tu proceso, necesidades de operación, tamaño de tu empresa, análisis de mejora, etc.

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