¿Cuáles son los Principios de la Organización y para que te sirven en tu EMPRESA?

 ¿Cuáles son los principios de la organización?

Son aspectos fundamentales para la correcta administración del negocio o empresa porque habla sobre la optimización de los recursos humanos que son fundamentales para llegar a los objetivos que se trazaron o dicho de otra forma, estos principios nos ayudarán a administrar a las personas para que ellos hagan mejor y más eficiente su trabajo.

Especialización.

Cuanto más se divide el trabajo, mayor eficiencia, precisión y destreza se obtiene.

Dentro de los negocios, en su mayoría, no existe este principio, porque sabemos que pocos hacen mucho y difícilmente podemos especializar a las personas que nos ayudan, lo que debería ser una realidad, es que hay funciones que sí deberían cumplir este principio, uno de ellos es el dueño, te preguntarás ¿porqué? 

Es muy sencillo, él es la única persona que conoce perfectamente su negocio y es el único que sabe las bondades específicas de su producto o servicio lo cual significa que es el único que debería, desde un inicio, delegar en otros internos o externos responsabilidades para ejercer este principio.

Como explicarlo mejor, Yo inicio un negocio o empresa; la cual conozco perfectamente cómo debe comercializarse, cuales son las bondades de mi producto o servicio y conozco las deficiencia y alcances, no debería estar sumergido en tareas administrativas u operativas que me desvíen de lo que verdaderamente me va a dejar dinero y para lo que hice o cree este negocio. 

Soy el único que debería especializarse en comercializarlo hasta el punto de darme los recursos económicos para contratar más personal y capacitar para entiendan de mejor manera como se hace, porque se hace y cual es el beneficio.

Esto para mi, como consultor, siempre ha sido mi pensamiento con los dueños de negocios o pymes, dedícate a lo que realmente sabes hacer y deja a otro lo demás, verás que así será más sencillo consolidar y crecer tu proyecto.

Unidad de Mando.

Para cada función debe existir un solo jefe.

Uff, que difícil es ser dueño y tratar de delegar en otros este principio, queremos saber cómo va, opinar sobre tal o cual situación, implementar alguna “ocurrencia” en ese momento, y es ahí donde se rompe…

Ejemplo:

Supongamos que tenemos un equipo de trabajo medianamente grande, 6 empleados, siendo realistas depende de ti y de un responsable, en este ejemplo, tú llevas la administración, compras, pagos, facturación y todo el tema de recursos humanos, contrataciones, inducción y capacitación. Y contrataste a alguien que supervise, ventas o área comercial, servicio al cliente, pre o post venta, almacén, logística, es decir un tema más operativo.

Sigamos imaginando, y, como dueño siempre queremos entrometernos en asuntos que no nos competen (al menos directamente, pues tenemos a alguien en esa posición o puesto que se rige bajo la presentación de resultados periódicamente), por eso tenemos a un responsable.

¿Sabes que vas a ocasionar en las personas que reciben instrucciones tuyas y de su “jefe” directo?

Primero mucho más dudas, segundo menor eficiencia en su trabajo por la incertidumbre y tercero y es muy probablemente, problemas de comunicación entre las áreas, solo por el hecho de entrometerte en asunto que no te competen, y no digo que no lo hagas porque es tú negocio y tu proyecto, sabes perfectamente que es lo mejor, pero no es la forma en cómo deberías hacerlo, más adelante te lo explico a través de otro principio.

La unidad de mando es delegar en otros el orden del trabajo, de lo contrario sería tener un cuerpo y dos cabezas, si tu negocio es muy pequeño y no tienes responsables de área, entonces si todo recae en tu posición, inteligencia, experiencia, destreza y capacidad de decisión, de lo contrario deja de entrometerte, y si necesitas hacerlo, para eso hay otras alternativas como reuniones operativas, donde puedes llevar todos estos temas específicos y comentarlos con el responsable para que los “baje” al personal a su cargo.

Autoridad-Responsabilidad.

El grado de responsabilidad que tiene la persona en tu negocio o empresa debe ser equivalente a su autoridad. En muchas lugares de trabajo, es muy común que se otorgue responsabilidad por el puesto que desempeñan y las actividades que realizan pero no van ligadas en el mismo nivel a su autoridad, lo que supone un problema y riesgo para las operaciones porque puede suceder que estas se detengan retrasen por el simple hecho de que no tienen definido si su posición pueden hacerse responsables de la toma de decisiones.

La autoridad se ejerce de arriba hacia abajo y la responsabilidad es contraria pero en la misma línea e intensidad.

Un punto trascendental es la jerarquía, cada nivel por muy pequeña que sea la organización debe estar perfectamente señalado el grado de responsabilidad. Alguien a quien entregaste responsabilidad para ciertas funciones, debe tener autoridad para decidir sobre aquello que le fue encargado como su responsabilidad.

Como decía, frecuentemente se otorga responsabilidad, sin la autoridad correspondiente, lo que provoca errores y problemas que pueden verse reflejados en el servicio y calidad de lo que ofrecemos.

Todo eso deberías plasmarlo en documentos que indiquen según tu crecimiento que posiciones van a irse ocupando y que autoridad y responsabilidad tendrán para que tu expansión sea organizada, casi nunca sucede, pero debería ser así, más adelante y en otro capítulo te lo explico.

Dirección-Control.

Cada delegación de actividades, debe establecer controles adecuados.

La delegación es hacer a través de otros y por consiguiente debe tener autoridad, responsabilidad y control.

Algo muy importante que se señala es que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, si utilizas adecuadamente esta frase o premisa tus resultados serán adecuados y sobre todo satisfactorios.

Es complicado, si y todos dependerá también de la capacidad de la persona en quien se delega, función, etc.

En resumen, estos cuatro conceptos deberían de llevarse a cabo en toda organización, no importa el tamaño y giro, todo dependerá de las personas a las que tengamos en cada posición, también es cierto que, en un negocio pequeño donde solo existen un par de personas, estos preceptos variarán porque toda la carga caerá sobre el dueño, pero conforme va creciendo deberá delegarse actividades, especializarse, dar autoridad y responsabilidad y se deberá considerar temas de control de las actividades, llamados puntos de control.

En próximos capítulos hablaremos de la forma en que debemos plasmar estos principios de la organización en forma clara y con ejemplos reales para que entiendas cómo debería de hacerse.

Recuerda: “DEDICATE A LO QUE REALMENTE SABES HACER, Y DÉJANOS A NOSOTROS HACER LO DEMÁS”.

¿Necesitas ayuda? te dejo mi correo de contacto: mario.martinez@khc.com.mx