Proceso para la Gestión correcta de la TESORERIA en PYMES y Negocios Medianos.

 El proceso de Tesorería es uno de los más importantes en las organizaciones de cualquier tamaño, ya que recae en un equipo de trabajo concreto la correcta aplicación de los recursos económicos de la empresa para solventar las obligaciones contraídas.

En general, este departamento se dedica a recabar las facturas generadas en favor de la empresa, validarlas, programarlas y pagarlas en tiempo y forma según los criterios, análisis de flujo y condiciones comerciales contraídas por la organización.

En empresas de tamaño pequeño-mediano, el proceso es ágil, ya que regularmente requiere únicamente de la validación del Gerente Administrativo o en su caso Director General para programar y realizar el pago respectivo, por supuesto todo en función de obtener el servicio o producto facturado por el proveedor en calidad y tiempo.

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Aquí enumeramos y explicamos los puntos relevantes del proceso de Tesorería para una organización de hasta mediano tamaño:

1.       DOCUMENTOS POR PAGAR - Recibir los documentos a pagar, en este caso son las facturas de los productos o servicios obtenidos de acuerdo con las necesidades de la empresa.

2.       VALIDACION DE DOCUMENTOS – EL responsable de la Tesorería, valida los documentos, es decir, que contengan la información fiscal correcta de la empresa, además, cantidad, precio, descuento y en su caso firma de recepción de mercancía o servicio.

3.       GETSTION DE RECURSOS (cash Flow) – Punto por demás importante, porque debemos revisar en función al vencimiento de la factura si hay o no recursos suficientes para solventar este pago, es decir que según nuestra proyección de flujo de efectivo (cobranza) tendremos el dinero para pagar este documento – liquidar el documento -, caso contrario se renegocia con el proveedor la fecha de pago. Algunos es posible renegociar, en otros casos y casi siempre sucede en los gastos fijos es imposible, salvo como en estos tiempos se atraviese una pandemia.

4.       PROGRAMACION DE RECURSOS – Una vez definido el flujo de nuestra caja, procedemos a la programación de las facturas, para llegada la fecha y si no hay un tema urgente que se interponga, se realice el pago.

5.       AUTORIZACION DE PAGO – Adicional, sugiero incluir este paso en el proceso, porque es cuando la Gerencia o Dirección, confirma los pagos a realizar el día indicado, esto puede suceder un día antes o por la mañana del día del pago, y es únicamente para confirmar que tanto caja/bancos como el egreso no afectará la operación diaria por si se presenta algún imprevisto importante.

6.       APLICACIÓN DE PAGO – El Tesorero, genera los pagos autorizados y envía los comprobantes de estos a los respectivos proveedores, esto es parte del compromiso que se adquiere con los proveedores de avisar que su pago ha sido realizado.

7.       CONCILIACION – Tesorería recaba los documentos físicos (copia) y concilia con Bancos la información que se realizó, posterior entrega a la Gerencia o Dirección la información para que esta a su vez valide que fue realizado y confirmen saldos después de pago.

8.       CONTABILIZACION DE PAGOS – Una vez que la Gerencia o Dirección validó los pagos, proceden a enviar a contabilidad para que sea registrado en la contabilidad y posterior cálculo de impuestos respectivo.

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Como leerán, es un proceso ordenado, ágil y que podría requerir de al menos dos personas, el responsable que valida la información antes y después y quien realiza el trabajo directamente. El primero es primordial ya que es de suma importancia tener un personal calificado, pero además honesto para evitar malos manejos, pero el segundo no es menos importante, ya que este genera directamente el pago, es decir tiene acceso directo a los recursos económicos generales de la empresa.

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